Cómo reducir las reuniones (y conseguir que las que quedan sirvan)

Paso 1: audita tu calendario (30 minutos)

Abre el calendario de las dos últimas semanas y apunta cada reunión en una lista. Para cada una, responde con sinceridad:

• ¿Para qué es: decidir, resolver un problema, alinear o informar?
• ¿Salió alguna decisión o tarea concreta?
• ¿Hacía falta que estuvieras tú? ¿Habría pasado algo si no hubieras ido?
• Si es recurrente, ¿sigue teniendo el mismo objetivo que cuando se creó?

Paso 2: decide qué hacer con cada una

Con la lista delante, cada reunión cae en uno de estos cuatro grupos:

• Eliminar: solo informa y nadie decide nada. Se sustituye por un mensaje escrito o un resumen.
• Pasar a asíncrono: actualizaciones de estado, revisiones de documentos, preguntas con respuesta clara.
• Acortar o espaciar: la recurrente semanal de una hora que puede ser quincenal de 30 minutos.
• Mantener y mejorar: las que sirven para decidir, resolver conflictos o crear relación. Esas, con orden del día y acta.

Qué se puede hacer de forma asíncrona

Asíncrono no significa «por Slack y sin orden». Significa que cada persona aporta cuando puede, con un plazo y un formato claros. Funciona bien para:

• Actualizaciones de estado: cada uno escribe tres líneas (hecho, siguiente, bloqueado) antes del lunes a las 10.
• Revisión de documentos: comentarios en el propio documento con fecha límite, y reunión solo si hay desacuerdo.
• Decisiones sencillas: propuesta escrita con opciones y «si nadie objeta antes del jueves, seguimos con la A».
• Presentaciones informativas: un vídeo corto o un documento que cada uno ve cuando le viene bien.

Reglas para las reuniones que quedan

Para que una reunión merezca su hueco en el calendario:

• Objetivo en la invitación, en una frase: «Decidir el proveedor de logística».
• Solo las personas necesarias para ese objetivo; el resto recibe el acta.
• Duración por defecto de 25 o 50 minutos, para dejar aire entre reuniones.
• Se termina repasando acuerdos: qué, quién y para cuándo.
• El acta con tareas llega a todos el mismo día. Si no hay acta, no hubo reunión.

Protege tiempo sin reuniones

Además de recortar, reserva bloques sin reuniones: una mañana a la semana para todo el equipo, o dos tardes. Funciona mejor como acuerdo de equipo que como esfuerzo individual, porque así nadie convoca en esos huecos. Revisa el resultado al cabo de un mes y ajusta.

Cómo plantearlo al equipo

Recortar tus reuniones es fácil; recortar las de un equipo requiere acuerdo. Plantéalo como una prueba de un mes, no como una norma nueva, y hazlo con datos del propio calendario:

• Comparte la lista de reuniones recurrentes del equipo y pide a cada uno que marque las que le sobran.
• Elige juntos dos o tres para eliminar o pasar a asíncrono, y qué las sustituye.
• Durante el mes, cada reunión que se mantiene termina con acta y tareas.
• Al final, revisad qué se ha echado de menos. Lo que nadie ha echado de menos no vuelve.

Cómo te ayuda Tessa

Buena parte de las reuniones se mantienen por miedo a perderse algo. Tessa quita ese miedo: toma notas en Google Meet (Zoom y Teams, en beta), escribe el acta, crea las tareas de cada responsable y envía el resumen. Quien no ha ido puede leerlo o preguntar a Tessa en Slack qué se decidió, y las actas aparecen en el buscador con sus fuentes.

Después, Tessa recuerda los compromisos y avisa si algo se atasca, que es lo que evita la reunión de seguimiento. Lo que sale fuera de la empresa, como un resumen a un cliente, espera tu aprobación.