Cómo preparar una reunión en cinco minutos

Minuto 1: ¿para qué es esta reunión?

Escribe en una frase el resultado que quieres al terminar. No el tema («hablar del proyecto»), sino el resultado («cerrar fecha de lanzamiento y quién prepara la demo»). Si no puedes escribir esa frase, quizá la reunión sobra o debería ser un correo.

Algunos ejemplos de objetivos bien escritos: «salir con el presupuesto aprobado o con la lista de cambios», «decidir si contratamos a una segunda persona en soporte», «que el cliente nos dé acceso a sus sistemas antes del viernes». Fíjate en que todos se pueden comprobar al terminar: o se ha conseguido o no.

Minuto 2: ¿quién viene y qué le importa?

Repasa la lista de asistentes, sobre todo si hay alguien nuevo.

• Cargo y papel en la decisión: ¿decide, influye o ejecuta?
• Última vez que hablasteis y cómo terminó.
• Si es un cliente: qué ha comprado, si hay facturas pendientes o incidencias abiertas.

Minuto 3: ¿qué quedó pendiente?

Busca el acta o las notas de la reunión anterior y los últimos correos del hilo. Apunta lo que prometiste tú y lo que prometieron ellos. Llegar con «quedé en enviarte X y aquí está» cambia el tono de cualquier reunión.

En las reuniones recurrentes (el semanal del equipo, el seguimiento quincenal con un cliente) este paso es todavía más importante: si lo pendiente no se repasa al empezar, cada semana se acumula un poco más y la reunión acaba siendo una lista de excusas. Abre siempre con las tareas de la vez anterior.

Minuto 4: el orden del día en tres puntos

Un orden del día corto que puedes pegar en la invitación o leer al empezar:

• 1. Repaso rápido de lo pendiente de la última vez (5 min).
• 2. El tema principal y la decisión que hay que tomar (15–20 min).
• 3. Próximos pasos: qué, quién y cuándo (5 min).

Minuto 5: tus preguntas y tu siguiente paso ideal

Anota dos o tres preguntas que necesitas que te respondan y cuál sería el mejor siguiente paso para ti (una propuesta, una segunda reunión, una firma). Así, al final, sabes qué pedir.

Si la reunión es tuya, reserva los últimos cinco minutos para repasar en voz alta quién hace qué y para cuándo. Es el momento en que se detectan los malentendidos («ah, pensaba que eso lo hacíais vosotros»), y te ahorra un correo de aclaraciones al día siguiente.

Checklist rápida para copiar

Pégala en tus notas y recórrela antes de cada reunión importante:

• Objetivo en una frase.
• Asistentes y su papel.
• Lo pendiente de la última vez (mío y suyo).
• Orden del día de tres puntos.
• Dos o tres preguntas clave.
• Siguiente paso que quiero proponer.
• Enlace, documento o demo abiertos y probados.

Cómo lo automatiza Tessa

Los minutos 2 y 3 son los que más cuestan, porque obligan a buscar en el correo, en las actas y en las tareas. Tessa los hace por ti: diez minutos antes de cada reunión te manda un resumen con quién viene, lo último que se habló y lo que tienes pendiente con esas personas, solo con información que tú ya puedes ver.

Tú te quedas con la parte que no se automatiza: decidir qué quieres conseguir.