Cómo coordinar departamentos sin añadir más reuniones

1. Haz visibles las dependencias

Una dependencia es cualquier cosa que un equipo necesita de otro para avanzar. El problema casi nunca es que existan, sino que viven en conversaciones privadas. Pon por escrito, en un sitio compartido, las de este trimestre:

• Qué se necesita, en una frase («revisión legal del contrato marco de Acme»).
• Qué equipo lo pide y qué equipo lo entrega.
• Para cuándo hace falta de verdad, y qué pasa si llega tarde.
• Una persona concreta en cada lado, no «el equipo de legal».

2. Un dueño por dependencia, no un comité

La regla más útil en coordinación es aburrida: cada cosa que cruza departamentos tiene un único responsable con nombre y fecha. Si son dos, en la práctica no es nadie. El dueño no tiene que hacerlo todo; tiene que saber en qué punto está y avisar si se va a retrasar.

Cuando cambie el dueño (vacaciones, cambio de prioridades), se dice explícitamente. «Ahora lo lleva Marta» evita semanas de mensajes al vacío.

3. Un solo sitio para lo bloqueado

Cada equipo tiene su herramienta: uno Jira, otro un tablero, otro una hoja de cálculo. No hace falta unificarlas. Lo que sí hace falta es un único sitio donde se vea lo que está bloqueado entre equipos. Puede ser un canal de Slack con una regla clara:

• Solo se publican bloqueos entre equipos, no novedades.
• Cada mensaje dice qué está bloqueado, quién lo desbloquea y desde cuándo.
• Quien lo desbloquea responde en el hilo; quien lo publicó lo cierra.
• Si un bloqueo lleva más de una semana, sube a dirección de operaciones.

4. Sustituye la reunión de estado por un pulso semanal

La reunión de coordinación suele irse casi entera en contar cosas que se podían leer. Prueba a sustituirla por un resumen escrito cada lunes con tres apartados: lo bloqueado entre equipos, lo vencido y los riesgos de las próximas dos semanas.

Si después del resumen hace falta decidir algo, se convoca una reunión corta solo con las personas implicadas. La reunión deja de ser el sitio donde se descubren los problemas y pasa a ser el sitio donde se resuelven.

5. Las reuniones entre equipos terminan en tareas

Las reuniones que se mantienen deben acabar con una lista de acuerdos con responsable y fecha, enviada a todos el mismo día. Sin eso, cada departamento sale con su propia versión de lo acordado. Un acta corta, escrita en el momento, ahorra la siguiente reunión de «¿qué habíamos dicho?».

Errores habituales

• Medir a las personas para saber qué pasa: genera desconfianza y no muestra los bloqueos, solo la actividad.
• Obligar a todos a usar la misma herramienta de tareas antes de arreglar la comunicación.
• Responsables compartidos («lo llevan producto y ventas»).
• Pedir informes semanales a cada persona: más trabajo para el equipo y menos tiempo para desbloquear.

Cómo lo hace Tessa

Tessa hace el trabajo de recoger y recordar. Toma notas en Google Meet (Zoom y Teams, en beta), escribe el acta y crea las tareas de cada responsable. Lo que alguien pide por correo o por Slack también se convierte en una tarea. Después, recuerda los compromisos a quien los lleva y avisa a quien los pidió si algo se atasca.

Cada semana prepara el pulso por departamento: bloqueos, vencidos y riesgos, con un mínimo de 5 personas por grupo y sin métricas individuales. Lo que Tessa lee del correo de cada persona sigue siendo privado; el pulso solo usa el trabajo compartido.