Cómo hacer un acta de reunión: guía y plantilla para copiar

Qué debe incluir un acta (y qué no)

Un acta de trabajo no es un acta notarial ni la de una junta de socios, que tiene requisitos legales propios. Para el día a día, piensa en alguien que no vino: ¿qué necesita saber en dos minutos?

• Sí: fecha, asistentes, objetivo, decisiones, tareas con responsable y fecha, temas abiertos.
• Sí: el porqué de una decisión cuando no es obvio (una línea).
• No: quién dijo cada frase ni el debate completo.
• No: opiniones personales o comentarios sobre personas.

Plantilla de acta para copiar

Copia este esquema en tu documento o en el cuerpo del correo y rellénalo al terminar:

• Reunión: [nombre] · Fecha: [dd/mm/aaaa] · Duración: [min]
• Asistentes: [nombres] · Ausentes: [nombres]
• Objetivo: [el resultado que se buscaba, en una frase]
• Resumen: [3–5 líneas con lo esencial]
• Decisiones: [decisión 1] · [decisión 2] · [decisión 3]
• Tareas: [qué] — [responsable] — [fecha] — [prioridad]
• Temas abiertos: [lo que queda por decidir y quién lo lleva]
• Próxima reunión: [fecha] · [tema]

Cómo redactar una decisión

Una decisión bien escrita se entiende fuera de contexto. Compara: «Se habla del precio» frente a «El plan anual tendrá un 20 % de descuento sobre el mensual a partir del lanzamiento». La segunda no necesita explicación, y dentro de seis meses quien busque «descuento anual» la encontrará y la entenderá a la primera.

• Empieza por el verbo o el resultado.
• Incluye cifras, fechas y nombres concretos.
• Si la decisión es provisional, dilo: «provisional hasta validar con finanzas».

Cómo redactar una tarea

La regla es qué + quién + cuándo. Sin uno de los tres, no es una tarea, es un deseo.

• Mal: «Revisar la propuesta».
• Bien: «Enviar la propuesta revisada a Acme — Marta — jueves 16».
• Un único responsable por tarea, aunque colaboren varios.
• Si no hay fecha, pon una provisional y revísala en la siguiente reunión.

Cuándo y cómo enviarla

Envía el acta el mismo día, idealmente en la primera hora tras la reunión, cuando todos aún recuerdan. Si hay asistentes de fuera, revisa antes qué se comparte con ellos: puede haber puntos internos que no deben salir.

Guárdala siempre en el mismo sitio (una carpeta compartida, un canal, un documento por proyecto) y con un nombre fácil de buscar: «2026-10-08 · Lanzamiento v2». Un acta que nadie encuentra es casi igual que no tenerla.

• Error frecuente: mandar el acta días después; para entonces ya nadie la corrige.
• Error frecuente: tareas sin responsable («se revisará»), que nadie siente como suyas.
• Error frecuente: actas larguísimas; si no se leen en dos minutos, no se leen.
• Buena práctica: empezar la siguiente reunión repasando las tareas del acta anterior.

Cómo lo automatiza Tessa

Tessa entra a la llamada como «Tessa (toma notas)», usa los subtítulos de la propia reunión para saber quién dijo qué y, al terminar, escribe el acta con la estructura de esta plantilla: resumen, decisiones, tareas con responsable, fecha y prioridad, y temas abiertos.

Las tareas llegan a cada responsable y el resumen a los asistentes de la empresa. A los de fuera, solo cuando tú lo apruebas. Las decisiones pasan a la memoria de la empresa, así que meses después puedes preguntar «¿qué acordamos con Kirai?» y encontrarlo con su fuente.