Sectores · Academias y formación
Una asistente de IA para academias con más mensajes que horas
Matrículas, cambios de grupo, recuperaciones, familias que preguntan y profesores que se coordinan: Tessa ordena la secretaría y deja las respuestas preparadas.
«En septiembre no damos abasto con los correos»
Una academia o un centro de formación tiene picos brutales: el inicio de curso, la época de exámenes, la convocatoria de un curso nuevo. Llegan cientos de preguntas casi iguales («¿quedan plazas?», «¿qué horario tiene el B2?», «¿cuándo se paga?») mezcladas con las que sí necesitan atención: un cambio de grupo, una baja, una familia preocupada.
Mientras tanto, el profesorado se coordina por un grupo de chat donde se pierden las sustituciones, y lo que se decide en la reunión de claustro no llega a quien no estuvo.
Cómo funciona con Tessa
- 1
Conectas el correo de secretaría y Slack
Eliges «Otro» como sector y le dices a Tessa qué va primero en tu centro: bajas, cambios de grupo, pagos y familias.
- 2
Las preguntas se convierten en tareas con respuesta
Cada correo que pide algo pasa a ser una tarea con su respuesta propuesta, usando la información del centro que Tessa conoce. Las repetidas se contestan en segundos.
- 3
La información del centro, en un sitio
Horarios, precios, normas y procesos que se deciden en reuniones y canales acaban en la wiki, con su fuente. Tessa la usa para responder y el equipo para consultar.
- 4
Tú revisas y envías
Nada sale hacia un alumno o una familia sin que alguien de secretaría lo apruebe.
Qué ganas
- Picos de septiembre sin agobioLas preguntas repetidas llegan con la respuesta escrita; secretaría revisa y envía en lugar de redactar.
- Nada importante enterradoUna baja o un cambio de grupo no se pierde entre cien preguntas de horario.
- Profesorado coordinadoLas reuniones de equipo tienen acta, tareas con responsable y resumen para quien no pudo ir.
- Profesores nuevos que arrancan rápidoCada incorporación recibe quién es quién, procesos del centro y herramientas que conectar.
Rutinas de ejemplo para una academia
No hay plantilla específica de formación todavía: escribes las rutinas con tus palabras. Por ejemplo:
- «Cada mañana, lista las solicitudes de matrícula sin responder.»
- «Si una familia no contesta a la confirmación de plaza en 3 días, prepárame un recordatorio.»
- «Los viernes, resume los cambios de grupo y las bajas de la semana.»
Herramientas que encajan en un centro de formación
Lo esencial funciona con Google Workspace, que muchos centros ya usan, y Slack para el equipo. Si las familias o los alumnos escriben por WhatsApp, WhatsApp Business (beta) mete esos mensajes en la misma bandeja con respuesta propuesta. Con Holded (beta), Tessa avisa de los recibos vencidos y prepara el correo para reclamarlos. Tessa no se conecta a plataformas de aula virtual ni a programas de gestión académica.
Datos de alumnos, y de menores
Si tu centro trabaja con menores, sus datos merecen más cuidado: conviene conectar solo los buzones de secretaría, no meter información académica o de salud en el correo y revisarlo con tu responsable de protección de datos. Lo que Tessa lee de cada buzón solo lo ve su dueño, se guarda cifrado en la UE y nunca se usa para medir a profesores ni a alumnos.
Lo que Tessa lee de cada persona es privado, tus datos se guardan en la UE y nada sale fuera sin tu aprobación.
Preguntas frecuentes
¿Tessa responde sola a las familias?
No. Prepara la respuesta y una persona de secretaría la revisa y la envía. Todo lo que sale fuera del centro espera aprobación por defecto.
¿Cómo sabe Tessa los horarios y precios del centro?
De lo que el equipo escribe en correos, canales, reuniones y documentos, que acaba en la wiki con su fuente. También podéis editar la wiki a mano y esa versión manda.
¿Se puede usar con datos de alumnos menores de edad?
Tessa trata el correo de secretaría con privacidad y datos en la UE, pero los datos de menores requieren más cuidado. Recomendamos conectar solo lo necesario y revisarlo con vuestro responsable de protección de datos.
¿Sirve para medir el rendimiento de los profesores?
No. Tessa no genera métricas individuales para responsables. Sigue el trabajo (tareas, pendientes), no a las personas.
¿Se conecta a Moodle o a Google Classroom?
No. Tessa trabaja con el correo, el calendario, Drive, Slack y, en beta, WhatsApp Business y Holded. El aula virtual sigue siendo vuestra herramienta.
¿Puede ayudar a organizar las sustituciones del profesorado?
Puede recoger las peticiones que llegan por correo o Slack, convertirlas en tareas y avisar a quien lo pidió cuando alguien se encarga. Si se acuerda en una reunión, queda en el acta con su responsable. La decisión de quién sustituye a quién la sigue tomando el centro.
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¿Cómo es tu equipo?
La misma IA para los dos. Cambia por dónde empezar.
Startups
De 5 a 30 personas
Crece sin perder el hilo
Tareas desde el correo y Slack, seguimientos, ventas e inversores, sin que todo pase por los fundadores.
Empresas
De 30 a 250 personas
Que lo que se decide, se haga
Actas y tareas de cada reunión, compromisos con seguimiento y el pulso de cada equipo, sin vigilar a nadie.
Conecta el correo de secretaría antes del próximo inicio de curso y deja que Tessa prepare las respuestas.
Empieza gratisPlan gratuito para equipos de hasta 3 personas. Lo que sale fuera siempre espera tu aprobación.