Cómo reclamar facturas vencidas (con tres modelos de correo)

Antes de que venza: evita el impago

La mejor reclamación es la que no hace falta. Reduce los retrasos desde la propia factura:

• Deja claros la fecha de vencimiento y el IBAN en la factura y en el correo con el que la envías.
• Confirma a quién va dirigida: muchas empresas solo pagan lo que llega al correo de administración.
• Si el cliente necesita número de pedido o código de proveedor, inclúyelo; sin él, la factura se queda parada.
• Envía un aviso amable unos días antes del vencimiento en facturas grandes.

El calendario de recordatorios

Decide el calendario una vez y aplícalo a todas las facturas, para no improvisar ni depender del cliente. Un esquema razonable:

• Día 1–3 tras el vencimiento: recordatorio amable.
• Día 10–15: segundo aviso, pidiendo fecha de pago.
• Día 30: aviso firme, con plazo concreto y siguiente paso.
• Después: llamada directa y, si no hay solución, valorar con tu asesor la reclamación formal.

Modelo 1: recordatorio amable

Para los primeros días. Da por hecho que es un despiste y facilita el pago:

• Asunto: Factura F2026-031 · vencida el 30/09
• «Hola, Laura: te escribo porque la factura F2026-031, de 1.210 €, venció el 30 de septiembre y no nos consta el pago. Seguramente se ha cruzado; te la adjunto de nuevo junto con los datos bancarios. Si ya está en marcha, ignora este mensaje. ¡Gracias!»

Modelo 2: segundo aviso

Si no hay respuesta. Más directo, pidiendo una fecha concreta:

• Asunto: Segundo aviso · Factura F2026-031
• «Hola, Laura: vuelvo a escribirte por la factura F2026-031, de 1.210 €, vencida el 30 de septiembre. ¿Me puedes confirmar en qué fecha tenéis previsto el pago? Si hay algún problema con la factura (datos, importe, pedido), dímelo y lo corregimos hoy mismo. Un saludo».

Modelo 3: aviso firme

Al mes. Educado, pero con plazo y consecuencia clara:

• Asunto: Pago pendiente · Factura F2026-031 · último aviso
• «Hola, Laura: la factura F2026-031, de 1.210 €, lleva un mes vencida y no hemos recibido respuesta a los avisos anteriores. Te pedimos que realices el pago antes del 15 de noviembre. Si no es posible, llámame y buscamos una solución, por ejemplo un pago fraccionado. A partir de esa fecha tendremos que pausar los trabajos en curso. Un saludo».

Consejos para cobrar sin romper la relación

Separa la persona del problema: el correo trata de una factura, no de la honradez de nadie. Mantén siempre el mismo hilo para que el historial esté a mano, cita número, importe y fecha en cada mensaje y ofrece una salida (fraccionar, corregir un dato) antes de endurecer el tono. En España, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija plazos máximos de pago entre empresas y permite reclamar intereses de demora; si llegas a ese punto, consúltalo con tu asesor antes de mencionarlo.

Cómo lo automatiza Tessa

Con Holded conectado, Tessa sabe qué facturas están vencidas y desde cuándo. Escribes una rutina con tus palabras («cada lunes a las 9, recuerda a los clientes con facturas vencidas») y Tessa prepara cada correo con los datos reales de la factura, siguiendo el tono que corresponda. Los correos a clientes esperan tu aprobación antes de salir.

Si además conectas tu banco (lectura por PSD2, en beta), Tessa cruza las transferencias con las facturas y te propone marcar como cobrada la que coincide. Y cada semana, el pulso de la empresa te dice cuánto hay pendiente de cobro, con cifras de empresa, nunca de personas.