Cómo automatizar tareas repetitivas sin saber programar

Paso 1: haz una lista de tus tareas repetitivas

Durante una semana, apunta cada tarea que repites: qué es, cuánto tarda y cada cuánto la haces. No hace falta precisión; basta con una lista en el móvil. Al final de la semana tendrás una idea clara de dónde se va el tiempo.

Paso 2: elige qué automatizar primero

No todo merece la pena. Las mejores candidatas cumplen casi todo esto:

• Se repiten a menudo (cada día o cada semana).
• Siguen una regla clara: si pasa esto, se hace aquello.
• Los datos ya están en algún sistema (correo, calendario, facturación).
• Equivocarse tiene poco coste o se puede revisar antes.
• Hoy dependen de que alguien se acuerde.

Paso 3: escríbela como «cuándo + qué + resultado»

Toda automatización tiene tres partes: el disparador (cuándo), la condición (a qué casos aplica) y la acción (qué hacer). Escribirla así te obliga a pensar en los detalles y sirve igual para una herramienta, para la IA o para explicársela a un compañero.

• Cuándo: «cada lunes a las 9», «cuando llegue un correo», «cuando termine una reunión», «cuando venza una factura».
• Condición: «si es de un cliente nuevo», «si el importe supera 1.000 €», «si es la reunión de ventas».
• Acción: «prepárame un borrador», «crea una tarea para Ana», «avisa en #ventas», «añádelo al CRM».

Ejemplos de rutinas útiles para una pyme

Ideas para empezar, escritas tal y como las escribirías en una herramienta en lenguaje natural:

• «Cada lunes a las 9, recuerda a los clientes con facturas vencidas.»
• «Cuando entre un correo de un lead nuevo, créalo en el CRM y propónme una llamada.»
• «Cuando termine la reunión semanal de equipo, publica el resumen en #general.»
• «Cada viernes a las 13, envíame la lista de tareas que vencen la semana que viene.»
• «Cuando un cliente pida una cita por correo, propónle dos huecos libres.»
• «El día 1 de cada mes, prepárame el borrador de la actualización a inversores.»

Paso 4: empieza con borradores, no con envíos

La forma más segura de automatizar es que el sistema prepare el trabajo y una persona lo apruebe. Cuando lleves unas semanas viendo que el resultado es bueno, decide si alguna acción puede pasar a automática, con un límite diario. Revisa de vez en cuando el historial: las reglas que eran buenas hace seis meses pueden haber dejado de serlo.

Cómo lo automatiza Tessa

En Rutinas escribes lo que quieres que pase con tus palabras. Tessa lo convierte en un disparador (un horario, o un evento como un correo entrante, una reunión terminada, una tarea vencida o una factura vencida en Holded) y unas instrucciones, y tú lo revisas antes de guardar.

Cada ejecución usa tus accesos y tus permisos. Lo que sale de la empresa espera tu aprobación, a menos que un administrador haya decidido lo contrario en el panel de control, donde también puede fijar topes diarios por tipo de acción. Las rutinas personales solo las ve su dueño, y ninguna rutina sirve para medir a personas.