Conciliación bancaria para pymes: qué es y cómo hacerla paso a paso

Qué es la conciliación bancaria

Es el proceso de comparar los movimientos de tu cuenta bancaria con tus registros (facturas emitidas y recibidas, gastos, nóminas) para que cada movimiento tenga su justificante y cada factura su cobro o pago. El objetivo es que el saldo del banco y el de tu contabilidad cuadren y que, si no cuadran, sepas exactamente por qué.

Para una pyme, la parte que más importa en el día a día es la de los cobros: saber qué facturas de clientes están realmente pagadas.

Cada cuánto conciliar

Cuanto más a menudo, más fácil: con pocos movimientos, cada uno se reconoce enseguida. Una frecuencia semanal funciona para la mayoría de pymes; si tienes muchos cobros diarios (ecommerce, clínicas), mejor a diario o de forma automática. Lo mínimo razonable es mensual, antes de que tu gestoría prepare los impuestos del trimestre.

Cómo hacerla paso a paso

Si lo haces a mano con una hoja de cálculo o con tu programa de facturación:

• 1. Descarga los movimientos del periodo desde la banca online (o usa los que ya importa tu programa).
• 2. Saca la lista de facturas emitidas pendientes de cobro y de facturas recibidas pendientes de pago.
• 3. Cruza por importe exacto: es la coincidencia más fiable.
• 4. Confirma con el concepto o el nombre del pagador: número de factura, nombre del cliente.
• 5. Marca como cobrada o pagada cada factura conciliada.
• 6. Revisa lo que queda: movimientos sin factura (comisiones, cuotas, pagos sin justificar) y facturas sin movimiento (pendientes de cobro de verdad).
• 7. Comprueba que el saldo final del banco coincide con el de tus registros.

Los casos difíciles (y qué hacer con ellos)

Casi todos los quebraderos de cabeza vienen de estos casos:

• Pagos agrupados: un cliente paga varias facturas en una transferencia. Busca combinaciones de facturas que sumen el importe.
• Pagos parciales: anota el importe pendiente y reclama la diferencia.
• Comisiones bancarias: el importe llega un poco menor. Registra la comisión como gasto.
• Pagador distinto: paga la empresa matriz o una gestoría. Anota la relación para la próxima vez.
• Conceptos vacíos: pide a tus clientes que indiquen el número de factura en la transferencia.

Cómo facilitar la conciliación desde el principio

Pide en cada factura que el cliente indique el número en el concepto de la transferencia, usa una cuenta bancaria solo para la actividad de la empresa, numera las facturas de forma correlativa y sencilla, y registra los gastos recurrentes (cuotas, software, alquiler) una vez para reconocerlos al instante.

Cómo lo automatiza Tessa

Con tu banco conectado por PSD2 en modo solo lectura y Holded conectado, Tessa cruza cada transferencia recibida con las facturas pendientes: mismo importe, fecha igual o posterior a la factura y el número de factura o el nombre del cliente en el pagador o el concepto. Cada transferencia y cada factura se usan una sola vez, para no duplicar.

Las coincidencias llegan a los administradores como sugerencia («esta transferencia parece la factura F2026-031: ¿la marco como cobrada?») y se confirman con un clic en Finanzas. El permiso del banco dura 90 días y Tessa te avisa antes de que caduque. Los movimientos se guardan un máximo de 13 meses y, si desconectas el banco, se borran.