Onboarding de empleados en una pyme: la checklist completa

Antes del primer día

La mitad de una buena incorporación se hace antes de que llegue la persona:

• Contrato firmado, alta en la Seguridad Social y datos para la nómina (con tu gestoría).
• Equipo preparado: portátil, móvil si aplica, periféricos.
• Cuentas creadas: correo, Slack o chat, herramientas del puesto.
• Un responsable de acogida (no tiene que ser su jefe) con tiempo reservado la primera semana.
• Un correo de bienvenida con hora, lugar o enlace, a quién preguntar al llegar y qué hará el primer día.
• Aviso al equipo: quién llega, qué hará y cuándo.

El primer día

El objetivo del primer día es que se vaya a casa sabiendo dónde está y qué hará mañana:

• Bienvenida y presentación al equipo (en persona o por videollamada).
• Comprobar que todos los accesos funcionan.
• Explicar cómo trabaja la empresa: canales, reuniones fijas, horarios, a quién se pide qué.
• Información obligatoria: prevención de riesgos laborales, protección de datos y normas internas.
• Una primera tarea pequeña y real que pueda terminar.
• Comida o café con el responsable de acogida.

La primera semana

Contexto y relaciones antes que productividad:

• Reuniones cortas de 20–30 minutos con las personas clave de otras áreas.
• Clientes, proyectos y proveedores principales, con su historia reciente.
• Procesos que tocará: cómo se hace un presupuesto, una factura, una entrega.
• Dónde se guardan las cosas: carpetas, wiki, plantillas.
• Un punto diario de diez minutos con el responsable para resolver dudas.

El primer mes

Autonomía progresiva y objetivos claros:

• Objetivos para los primeros 30, 60 y 90 días, escritos y compartidos.
• Primer proyecto o cliente en el que lleve la iniciativa.
• Reunión de seguimiento a las dos y a las cuatro semanas: qué va bien, qué falta, qué cambiaríais del proceso.
• Actualizar la checklist con lo que la persona nueva echó en falta.

Plantilla de checklist para copiar

Pégala en un documento compartido y marca cada punto con fecha y responsable:

• [ ] Contrato, alta y datos de nómina — gestoría — antes del día 1
• [ ] Portátil y accesos creados — responsable de sistemas — día −2
• [ ] Correo de bienvenida enviado — responsable de acogida — día −3
• [ ] Presentación al equipo — responsable de acogida — día 1
• [ ] Formación en prevención y protección de datos — día 1–3
• [ ] Reuniones con áreas clave — semana 1
• [ ] Objetivos 30/60/90 acordados — semana 2
• [ ] Revisión de la incorporación — semana 4

Cómo lo automatiza Tessa

Cuando una persona nueva entra en el espacio de la empresa, Tessa le envía una sola vez un mensaje de bienvenida (en la app, en Slack y como notificación) con quién es quién por departamento, los clientes y proyectos clave, los procesos y decisiones recientes de la wiki que puede ver, las herramientas que conviene conectar y su lista de bienvenida.

El administrador personaliza esa lista y el mensaje. Cada persona marca su propio progreso, que no ve nadie más: es una ayuda para ella, no un control. Y como la wiki de Tessa se escribe sola a partir de reuniones y canales, las respuestas a «¿cómo se hace esto aquí?» ya están escritas cuando alguien nuevo pregunta.