Cómo hacer seguimiento de clientes sin CRM (y sin que se te escape ninguno)

1. Define cuatro o cinco etapas, no doce

Un pipeline útil para una pyme cabe en una pantalla. Cada etapa debe responder a una pregunta clara: ¿qué tiene que pasar para que avance?

• Contacto: alguien ha mostrado interés (formulario, correo, recomendación).
• Reunión: habéis hablado y entiendes qué necesita.
• Propuesta: has enviado presupuesto o propuesta por escrito.
• Negociación: hay preguntas, cambios de alcance o de precio.
• Ganado / perdido: cierra siempre, también lo perdido, y anota el motivo en una línea.

2. Una hoja de cálculo basta si tiene estas columnas

Si hoy no usas nada, empieza con una hoja compartida. Lo importante no es la herramienta, sino que cada fila tenga siempre un siguiente paso con fecha.

• Cliente y persona de contacto.
• Etapa actual.
• Importe aproximado (aunque sea una horquilla).
• Fecha del último contacto.
• Siguiente paso concreto («llamar para resolver dudas de precio»), con fecha.
• Responsable, si sois más de uno vendiendo.

3. La regla de seguimiento: 3, 7 y 14 días

Decide de antemano cuándo vuelves a escribir, para no depender del ánimo del día. Una cadencia razonable para servicios B2B es esta; ajústala a tu ciclo de venta.

• Día 3 tras enviar la propuesta: recordatorio breve y útil («¿te resuelvo alguna duda del punto 2?»).
• Día 7: aporta algo nuevo (un caso parecido, una alternativa más pequeña, una fecha de inicio posible).
• Día 14: pregunta directa y fácil de contestar («¿lo dejamos para más adelante o seguimos?»).
• Si no hay respuesta tras el tercer intento, márcalo como perdido o en pausa y ponle una fecha para retomarlo.

4. Plantilla de seguimiento que sí se contesta

Los mejores seguimientos son cortos, mencionan algo concreto de la conversación y terminan con una pregunta de sí o no. Un ejemplo que puedes adaptar:

• Asunto: Re: Propuesta de rediseño web
• «Hola, Marta: te escribo por la propuesta que te envié el lunes. Comentabais que el lanzamiento era en marzo; si arrancamos antes del día 15, llegamos con margen. ¿Te encaja que lo veamos 15 minutos el jueves? Un saludo».

5. Señales de que un negocio se enfría

Revisa tu lista cada mañana buscando estas señales, no solo las fechas:

• Han pasado más días sin respuesta que en vuestras conversaciones anteriores.
• Cambia el interlocutor o aparece alguien nuevo en copia.
• Piden «pensarlo» sin decir qué les frena.
• Se aplaza una reunión sin proponer nueva fecha.

6. Errores habituales (y cómo evitarlos)

La mayoría de seguimientos fallan por los mismos motivos. Revisa si te pasa alguno antes de culpar al cliente:

• Esperar a que «te digan algo»: si no hay una fecha de seguimiento apuntada, en la práctica no hay seguimiento.
• Repetir el mismo mensaje: cada correo tiene que aportar algo, aunque sea una opción más pequeña o una fecha concreta.
• Escribir a la persona equivocada: si quien decide es otra, pide que te la presenten en lugar de insistir.
• No cerrar nunca: un pipeline lleno de negocios «en el aire» engaña. Marcar algo como perdido también es información.
• Guardar el contexto solo en la cabeza: si mañana te vas de vacaciones, ¿alguien sabría por dónde va cada cliente?

Cómo lo automatiza Tessa

Tessa hace el trabajo de la hoja de cálculo por ti: detecta oportunidades en tu correo y tus reuniones, las coloca en un pipeline en la sección Ventas, actualiza la fecha del último contacto y, cuando un negocio lleva días parado, te avisa y te deja preparado el correo de seguimiento con el contexto de la conversación.

También puedes pedírselo de forma puntual: al enviar una propuesta, elige «Si no contesta en 3 días, haz seguimiento» y Tessa vigila el hilo. El borrador nunca sale solo; lo envías tú con un clic, tal cual o editado.