Cómo introducir la IA en una empresa de 30 a 250 personas

Fase 0: elige un problema, no una herramienta

La pregunta de partida no es «¿qué IA compramos?», sino «¿qué nos cuesta más de lo que debería?». En empresas de este tamaño suelen salir los mismos candidatos: reuniones que terminan sin tareas claras, compromisos que nadie sigue, conocimiento que solo está en la cabeza de tres personas, correo y Slack que se comen la mañana.

Escoge uno o dos problemas que cumplan tres condiciones: se repiten cada semana, afectan a varias personas y se puede ver si mejoran sin montar un sistema de medición complejo.

Quién decide y quién valida

Una adopción sin dueño se queda en una prueba eterna. Reparte los papeles antes de empezar:

• Patrocinador: alguien de dirección (CEO, COO o dirección de operaciones) que fija el objetivo y desbloquea decisiones.
• Responsable del piloto: una persona del equipo piloto con tiempo reservado para ello, que recoge dudas y propone ajustes.
• IT: revisa permisos de acceso, inicio de sesión, qué integraciones se conectan y con qué alcance.
• Protección de datos (DPO o asesor): revisa el contrato de encargo, la ubicación de los datos y si hace falta evaluación de impacto.
• Representación de la plantilla, si la hay: conviene informarla pronto, sobre todo si la herramienta lee correo o reuniones.

Fase 1: preparación (dos semanas)

Antes de conectar nada, deja resuelto lo que luego bloquea. Una checklist razonable:

• Contrato de encargo del tratamiento firmado y lista de subencargados revisada.
• Decisión sobre dónde se guardan los datos y si se pide un modelo de IA europeo.
• Política de uso de IA breve: herramientas aprobadas, datos que nunca se introducen, revisión humana.
• Qué acciones necesitan aprobación y cuáles pueden ser automáticas.
• Comunicación interna: qué se va a probar, por qué, qué ve cada uno y qué no ve nadie.

Fase 2: piloto con un equipo (seis a ocho semanas)

Elige un equipo de entre 8 y 15 personas con mucha coordinación: operaciones, cuentas, producto o un equipo comercial. Mejor uno con ganas que uno con más problemas: el piloto tiene que salir bien para que el resto quiera entrar.

Durante el piloto, el responsable reúne al equipo 20 minutos cada dos semanas: qué ha servido, qué ha molestado, qué ajustar. Esos ajustes (qué es urgente, qué acciones se aprueban, qué canales se conectan) valen más que cualquier formación genérica.

Cómo medir la adopción sin medir a las personas

Aquí se equivocan muchas empresas: para saber si la IA funciona, miran quién la usa y cuánto. Eso convierte una herramienta de ayuda en una de control, y el equipo deja de usarla con naturalidad. Mide el trabajo y el grupo, no a cada persona:

• Uso agregado del equipo, solo con grupos de al menos 5 personas.
• Reuniones con acta y tareas repartidas frente a reuniones sin ellas.
• Compromisos vencidos o bloqueados al final de cada semana.
• Tiempo ahorrado que cada persona ve en su propio panel, y el total de la empresa.
• Una encuesta corta al final del piloto: ¿lo seguirías usando? ¿qué quitarías?

Fase 3: ampliar por oleadas

Si el piloto funciona, amplía equipo a equipo, no a toda la empresa el mismo día. Cada nuevo equipo empieza con las reglas ya ajustadas y con alguien del piloto como referencia. Si no funciona, también es un resultado: has gastado dos meses y un equipo, no un presupuesto anual.

Cómo encaja Tessa en este plan

Tessa está pensada para entrar así. El piloto se monta en minutos: cada persona conecta Google Workspace y Slack (Microsoft 365, en beta), y Tessa empieza a convertir correos, mensajes y reuniones en tareas con responsable. Lo que lee de cada persona es privado, los datos se guardan en la UE y lo que sale fuera espera aprobación.

Para empresas de este tamaño, el plan Empresa incluye inicio de sesión único (SSO) y acompañamiento en la puesta en marcha, y la forma habitual de empezar es una demo y un piloto acompañado con un equipo.